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Les planificateurs de mariage révèlent les précautions relatives au COVID-19

Lorsque la pandémie de coronavirus a frappé les États-Unis au début de 2020, l’industrie du mariage a été durement touchée. La situation a pratiquement mis un terme à toutes les noces – et six mois plus tard, il n’y a pas de retour à la normale dans notre proche avenir. Les limites imposées à l’industrie du mariage ont obligé les professionnels, des planificateurs de mariage aux traiteurs et fleuristes, à devenir encore plus créatifs à mesure qu’ils s’adaptent pour effectuer leur travail.

«Dans les coulisses, des webinaires Zoom sans fin ont été coordonnés pour créer une« directive »transparente et universelle que tous les membres de l’industrie peuvent utiliser comme outils d’exploitation», explique Guerdy Abraira, styliste événementiel et organisateur de mariage basé à Miami. «En outre, des coalitions nationales ont été établies pour créer des représentants de l’État et du pays pour aider à informer les membres de l’industrie de ce que sont les règles et les mandats de réglementation actuels en matière de voyage et de pandémie.»

En conséquence, les mariages d’aujourd’hui ont une apparence et une sensation bien différentes de celles d’avant la pandémie. Des invités masqués aux affectations de table qui n’incluent que des membres du même ménage, et même plusieurs pistes de danse plus petites, vous pouvez profiter de votre événement en toute sécurité, explique Kate Turner, fondatrice de Kate and Company à Saint Louis, Missouri. Il y a aussi une énorme tendance vers les micro-mariages, car de plus en plus de couples préfèrent des listes d’invités beaucoup plus petites, plus de liberté créative et un budget beaucoup plus bas.

Quel que soit le type de mariage que vous souhaitez organiser, que ce soit cette année ou l’année prochaine, voici quelques-unes des précautions que les planificateurs ont maintenant mises en place pour faire face aux circonstances contemporaines qui sont devenues notre nouvelle réalité.

Que faire avant le jour du mariage

En l’absence de vaccin actuellement disponible pour le COVID-19, la plupart des planificateurs recommandent aux couples définir équitablement les attentes de leurs clients avant leur grand jour. «Il y a toujours un risque calculé lié à l’organisation d’un événement, en particulier de nos jours», déclare Eva Clark, fondatrice et directrice créative d’Eva Clark Events à Atlanta. «Les couples et leurs invités doivent prendre une décision personnelle pour s’engager.»

Lors de l’un des derniers événements d’Abraira, le couple a choisi d’envoyer par e-mail à tous les invités les formulaires de renonciation COVID pour qu’ils signent électroniquement pour s’assurer qu’ils étaient pleinement conscients de leur participation à l’événement étant donné la température mondiale actuelle. Pour la plupart des mariages, tous les invités qui se sentent malades ou qui ont une température supérieure à 100,4 F sont invités à rester à la maison.

Bien que la santé de tous les invités soit une priorité, les planificateurs prennent des précautions supplémentaires avec les membres de la noce, qui seront probablement en contact plus étroit lors du mariage lors des événements pré-mariage. «Avant le mariage, nous nous enregistrons avec chaque membre de la noce et recueillons des informations sur leurs différents niveaux de confort quant à la façon dont ils aimeraient marcher dans la procession ou la récession», explique Tory Smith de Smith + James Events à Los Angeles. Cela aide Smith et son équipe à déterminer où les placer sur l’autel et s’ils préfèrent se tenir debout ou être assis avec les autres invités. «La plupart préfèrent marcher seuls dans l’allée, puis s’asseoir socialement distants, ou six pieds l’un de l’autre avec le reste des invités, pendant la cérémonie», ajoute-t-elle.

Que faire le jour du mariage

Même les micro-mariages sont des événements qui durent des heures. Ici, comment les planificateurs couvrent chaque élément de la chronologie de la journée.

En se préparant

Les proches de la mariée, y compris les demoiselles d’honneur et les membres de la famille, veulent toujours participer au processus de préparation traditionnel, qui semble un peu différent dans un monde COVID. Les équipes de coiffure et de maquillage ont dû adopter de nouvelles pratiques, car il est physiquement impossible de faire leur travail à une distance de six pieds ou plus. «Les masques et les gants sont indispensables pour les vendeurs de produits de beauté dans la mesure du possible et nous nous assurons que, partout où ces services ont lieu, des fenêtres peuvent être ouvertes», déclare Jason Mitchell Kahn, propriétaire et directeur créatif Jason Mitchell Kahn & Co. a New York. Parmi les autres changements apportés par Kahn et son équipe, citons la découragement des plateaux de nourriture partagés ainsi que les configurations de Hangouts Zoom et Google pour la famille et les amis qui ne peuvent pas être physiquement présents.

À l’arrivée

Si vous avez visité un restaurant ou une boutique récemment, vous saurez que de nombreuses entreprises choisissent d’effectuer des contrôles de température à l’arrivée. La même chose peut être dite pour les mariages. Par exemple, Abraira et son équipe sont en train d’activer une station de «sécurité» à l’arrivée des clients pour des contrôles rapides de température. «J’ai hâte que les tests de salive soient activés pour créer une couche supplémentaire de prévention», ajoute-t-elle.

Pendant la cérémonie

En plus de la distribution habituelle des programmes et des kippa, des masques et de petits désinfectants sont offerts dans des paniers que les invités peuvent emporter à leur arrivée à la cérémonie. Smith et son équipe proposent des sièges de cérémonie et des processions à distance sociale pour réduire davantage la propagation possible du virus et pour que les invités se sentent plus à l’aise. «Nous avons constaté que parfois les membres du cortège nuptial ne sont pas à l’aise de marcher ensemble ou d’être repérés de la même zone d’attente», ajoute-t-elle.

Clark et son équipe introduisent des mesures sans contact optimisées afin de réduire le risque de propagation. «Par exemple, au lieu d’avoir un préposé aux programmes (qui distribue des programmes) et un écran d’escorte (où les couples partagent leur carte), nous proposons un« paquet de programmes »», dit-elle. « Les paquets sont individualisés pour que personne n’ait à partager et incluent le nom de l’invité, le numéro de table, le programme de la cérémonie, le masque, une lingette pour les mains et un menu de bar. »

Des mesures supplémentaires peuvent également être intégrées dans la conception du jour. Krista Sarvis de Privé Events à Seattle a récemment conçu une séance photo stylisée, illustrée sur la photo ci-dessus, pour prouver que les mariages en plein air peuvent être sûrs et chics, une fois qu’ils sont autorisés à se produire dans l’État de Washington. (Actuellement, les réceptions de toute forme ne sont pas autorisées dans l’État de Washington et les cérémonies sont limitées à 30 personnes.) Elle recommande des sièges moelleux pour la cérémonie et même une belle installation de pique-nique pour les familles comme alternative à la réception. «Mon approche au cours des six derniers mois a été que nous devons sortir de la mentalité de ce qu’étaient les mariages et nous concentrer sur ce qu’ils peuvent être», dit-elle. « Notre configuration était intime, accueillante et pourrait être si spéciale pour un couple ouvert à sortir de la mentalité de la soirée dansante et à se concentrer sur la création d’une toute nouvelle expérience intime. »

Sur un écran virtuel

Les cérémonies de zoom sont également de plus en plus populaires pour permettre aux amis et à la famille du monde entier de se joindre à la célébration. Pour ses couples qui organisent des mariages avec Zoom, Smith leur rappelle de faire très attention à ne pas couper le son du côté des invités afin que le bruit de leur foyer n’ait pas d’impact sur la cérémonie en direct. «Presque tout le monde peut saisir un iPad et créer un lien Zoom pour capturer cela», ajoute Clark. «Cependant, un novice avec un iPad n’est pas idéal pour ce travail. Le son, le contenu et la couverture des paramètres seront probablement diminués avec un novice dans ce rôle. »Au lieu de cela, si le budget le permet, elle recommande de faire appel à un professionnel. «Au lieu de cela, nous avons sécurisé des équipes audiovisuelles qui savent quel contenu inclure (et exclure) ainsi que comment naviguer avec un son et une transmission claire.» Elle économise désormais de la place dans les budgets de mariage de ses clients – entre 1 500 $ et 6 000 $ en fonction du nombre de directeurs de la photographie et du son / audio demandés – afin que des fonds soient spécifiquement alloués à ce rôle vital.

Avec transport

Lorsque la cérémonie et la réception ne se déroulent pas au même endroit, il est d’usage de prévoir le transport des invités à l’aller et au retour. Cependant, cela s’est avéré difficile à l’ère du COVID-19. En guise de solution, les planificateurs, y compris Kahn, organisent suffisamment de transports pour accueillir les invités, mais avec un espace entre eux. Ils recherchent également principalement des bus ou des navettes dont les fenêtres peuvent s’ouvrir. « Nous avons été encouragés à plafonner la capacité des bus entre 50% et 75% maximum, donc nous nous situons en moyenne quelque part entre les deux », dit-il. « La seule raison pour laquelle nous ne faisons pas un bus deux pour chaque rapport de bus est que certains clients ne les prennent toujours pas parce qu’ils se sentent mal à l’aise et insisteront pour conduire eux-mêmes. »

À l’heure du cocktail

L’heure du cocktail est peut-être la partie la plus délicate de l’événement pour les planificateurs, principalement parce que c’est à ce moment-là que les gens ont tendance à se mélanger et à se rapprocher physiquement. Plutôt que d’avoir passé des hors d’œuvre, Turner et son équipe font des tables de pâturage épiques et de belles expositions. «Chaque table est accompagnée d’un serveur qui peut préparer une assiette d’apéritif pour les invités afin que les vêtements de service ne soient touchés que par une seule personne», dit-elle. «Nous augmentons également le nombre de sièges disponibles aux heures de cocktails, en mélangeant des sièges moelleux, des tables de cocktail, des tables de cabaret, etc. Cette mesure permet aux invités de s’asseoir avec leurs proches, amis et / ou parents et de retirer leur masque en toute sécurité pendant qu’ils apprécient leurs hors-d’œuvre. D’autres mesures de sécurité prises aux heures de cocktails comprennent un nombre accru de serveurs de cocktails pour prendre les commandes de boissons des clients afin d’essayer de réduire le nombre de clients au bar.

Tout au long du dîner

Planifier un dîner pour des invités censés être socialement distants n’est pas une tâche facile. C’est la raison pour laquelle les planificateurs encouragent leurs couples à permettre à leurs invités de choisir avec qui ils s’assoient, qui ont tendance à être des membres du même foyer avec en plus de la famille et des amis proches. Les tables de style bistro, ou les groupes de deux ou quatre places comme ils le seraient dans un restaurant, sont une autre tendance qui permet un environnement plus vivant tout en gardant les invités séparés. «Nous veillons à ce que les agencements aient suffisamment d’espace pour 8 pieds entre le dossier de la chaise à une table et le dossier de la chaise à la suivante», explique Turner.

La conception et la mise en place de ces tables seront également un peu différentes. Au lieu des chargeurs, couverts ou verres présents sur la table, Turner et son équipe optent pour des couverts jetables, un désinfectant pour les mains sur chaque table et pour que chaque section ait son propre serveur.

Sur la piste de danse

La plupart des planificateurs essaient de réduire l’envie de grands groupes sur la piste de danse, pour des raisons compréhensibles – et des règlements! «Pour l’instant, c’est un défi pour les groupes, car non seulement les membres du groupe ont besoin de se tenir à distance les uns des autres, mais leur simple présence attire généralement les gens, donc les DJ sont plus idéaux pour le moment», dit Kahn.

Turner suggère à ses couples d’opter pour des micro-pistes de danse, ou plusieurs pistes de danse plus petites autour de la pièce plutôt qu’une seule grande piste de danse centralisée. «Cela donne aux invités le confort d’être dans une petite bulle tout en célébrant», dit-elle.

Que faire après le mariage

Même lorsque la fête est terminée, les précautions ne s’arrêtent pas. Comme le hôte de l’événement, il est important de rester en contact avec les participants en cas d’exposition possible. Avoir les informations des clients à portée de main peut rendre cette situation aussi transparente que possible en cas d’urgence. « Dans notre premier e-mail COVID-19 adressé aux clients et aux fournisseurs et dans notre renonciation au COVID-19, nous demandons à toute personne présentant des symptômes après l’événement de contacter notre équipe afin que nous puissions distribuer ces informations à tous les clients et fournisseurs », Smith explique. « Il est important que tout le monde travaille ensemble pour créer l’environnement le plus sûr possible, avant, pendant et après l’événement! »

Kahn met en œuvre une politique similaire. «Si pour une raison quelconque, un invité est testé positif peu de temps après le mariage, il est impératif que chaque invité et membre du personnel qui a travaillé le mariage en soit informé», dit-il. « Les couples devraient déjà avoir toutes les informations de leurs invités pour rendre cela facile. » À son point, cependant, cette action est vraiment entre les mains de l’invité. «Nous n’implémentons pas de suivi pour le moment», explique Clark. « Nous sommes vraiment à leur merci en ce qui concerne ce qu’ils partagent avec nous s’ils sont testés positifs après le mariage. »

Alors que les planificateurs s’adaptent à la nouvelle normalité, certains éléments d’un mariage ne peuvent tout simplement pas être recréés dans le climat actuel. «Nous ne pouvons absolument pas attendre que les mariages reviennent de plein fouet! Je ne peux pas vous dire à quel point cela me manque d’entendre le meilleur homme prononcer un discours hilarant et d’entendre 200 personnes rire avec lui ou de voir tout un groupe de tables sauter hors de leurs chaises et inondent la piste de danse », dit Smith. « En attendant, nous continuerons à célébrer l’amour du mieux que nous pouvons et à créer les événements les plus mémorables possibles à une plus petite échelle. »

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