La gestion d’un événement est un processus compliqué pour une seule personne. La réputation de la personne qui accueille l’événement est en jeu avec les personnes invitées à cet événement. Les invités doivent avoir une expérience saine à l’occasion pour que l’événement soit réussi. Trouver une location d’éclairage de mariage à Londres n’est pas une tâche simple en soi, encore moins la gestion d’un événement complet.
Pour qu’un événement soit réussi, l’hôte doit décider du lieu, inviter tous les invités, coordonner avec tous les différents fournisseurs, gérer la configuration de la scène et l’éclairage, et diriger les ingénieurs du son. L’embauche d’une société de gestion d’événements peut aider une personne ou une organisation à organiser avec succès un événement social. Dans cet article, nous examinons toutes les questions nécessaires que vous devriez poser à une société de gestion d’événements pour vous assurer qu’elle peut gérer avec succès votre événement. Les événements plus importants auront plus de demandes, comme une location audiovisuelle à Londres qui peut gérer le son surround numérique pour l’ensemble du public.
Avant de commencer à chercher une société de gestion d’événements, vous devez savoir ce que vous voulez réaliser lors de l’événement. L’événement sera-t-il un événement familial ou les gens seront-ils autorisés à emmener des invités avec eux? La question importante est de savoir combien de personnes assisteront à l’événement? Savez-vous où vous souhaitez organiser l’événement?
Commencez par faire une liste de souhaits pour l’occasion qui répond à toutes les questions ci-dessus et plus encore. Essayez de rendre les réponses aussi précises que possible pour autant de questions que possible. De cette façon, lorsque vous approchez de l’organisation de gestion d’événements, vous saurez exactement ce que vous voulez réaliser. Essayez de mettre à la craie des détails sur la date, le lieu, le budget, la liste des invités et l’objectif général de l’événement.
Une fois que vous avez transcrit votre liste de souhaits, vous devez établir un budget pour l’événement. Avoir un budget détaillé vous aidera sur toute la ligne si vous devez apporter des modifications plus tard. Même si vous ne disposez pas d’un budget méticuleux, il est important d’avoir au moins une idée approximative du montant total d’argent dont vous disposez pour l’événement.
C’est une sage décision de commencer à chercher une société de gestion d’événements dès que vous avez officiellement confirmé que l’événement aura lieu. Prendre des dispositions de dernière minute pour un événement peut coûter trop cher. L’événement peut être complètement mal géré en raison des préparatifs de dernière minute. Si cela se produit, toutes les personnes présentes à l’événement s’en souviendront plus longtemps qu’elles ne le devraient.
Dans le monde d’aujourd’hui, presque tous ceux qui possèdent un site Web et qui ont organisé la fête d’un ami se disent organisateurs d’événements. Commencer tôt à rechercher des sociétés de gestion d’événements vous permettra de ne pas être emmené faire un tour par le planificateur d’événements.
Un événement pour 20 personnes doit être géré différemment d’un événement avec une liste d’invités de 200 personnes. La seule chose qui sera la même dans les deux cas est que vous aurez besoin d’une scène ou d’un podium qui attire l’attention de tout le public. Demandez à la société de gestion d’événements si elle peut organiser une scène avec les exigences en fonction de votre liste de souhaits. La réponse de l’organisation vous donnera une bonne idée si vous souhaitez les embaucher ou non.
Une organisation qui n’a pas l’expérience ou le savoir-faire pour gérer une scène pour un grand événement accumulera des coûts en impliquant des tiers. L’organisation de gestion d’événements devra embaucher plusieurs entreprises, une pour la conception de la scène, une autre pour l’audiovisuel, etc. Cela ne fera qu’ajouter aux dépenses de l’événement sans avoir beaucoup d’effet positif. Essayez de trouver une société de gestion d’événements qui peut installer et gérer une scène toute seule.
Le système audio doit fonctionner en coordination avec la configuration de la scène. Informez la société de gestion d’événements de vos exigences sonores pour l’événement en fonction de votre liste de souhaits. Demandez à la société de gestion d’événements quel type d’équipement de sonorisation ou de solutions sonores ils peuvent facilement gérer. Les solutions qu’ils proposent correspondent-elles à vos attentes pour l’événement?
Demandez-leur qui livrera, installera, exécutera et désinstallera le matériel audio pour l’événement. Renseignez-vous si l’un de leurs professionnels sera présent pendant l’événement si l’équipement de sonorisation tombe en panne. Demandez à l’organisation ce qui se passe en cas de circonstances imprévues telles que la pluie. L’organisation peut-elle prendre les mesures nécessaires à temps pour éviter des dépenses inutiles en votre nom?
Recherchez une organisation capable de fournir tout le matériel de sonorisation selon vos besoins. Une société de gestion d’événements avec de l’expérience sera en mesure de recommander plus d’une solution sonore viable pour l’événement. Ils devraient disposer des instruments et des dispositifs nécessaires pour soutenir les solutions proposées afin de rendre l’événement global financièrement viable.
Certaines exigences d’éclairage seront obligatoires pour qu’un événement ait lieu. L’hôte doit pouvoir choisir parmi des installations d’éclairage optionnelles pour créer une ambiance particulière lors de l’événement. Un mariage, un événement d’entreprise, un tournoi, une conférence officielle ou un festival ont tous des exigences d’éclairage différentes. Vous voudrez peut-être souligner l’entrée des mariés dans un événement de mariage avec éclairage et effet sonore.
L’organisation peut-elle fournir des solutions d’éclairage spécialisées pour une scène, une conférence, une exposition, un événement d’entreprise, un lancement de produit ou un événement en direct? Certaines sociétés de gestion d’événements proposent à leurs clients des options d’éclairage au sol. Demandez-leur quel type d’options vous pouvez choisir s’ils peuvent offrir plusieurs solutions pour l’événement. L’organisation a-t-elle des lasers, des festons, des spots, des projecteurs, des colorants, des GOBO, des solutions d’éclairage ascendant texturées et LED pour l’événement, ou peut-être même une boule disco?
Les événements avec un large public exigent que l’hôte mette en place plusieurs écrans pour le public. De cette façon, le public peut faire partie de toute l’occasion. Décidez du nombre d’écrans dont vous avez besoin pour l’événement afin que tous les membres du public puissent participer sans se sentir négligés. Déterminez la taille de chaque écran que vous souhaitez ainsi que l’emplacement de l’écran lors de l’événement.
Demandez à l’organisation quelles sont les tailles et les types d’écrans dont ils disposent et si ces écrans peuvent être placés à l’extérieur. Les écrans peuvent-ils tous afficher des événements en direct de la scène lors de la fonction? L’équipement sonore peut-il être utilisé par intermittence pour se coordonner avec l’affichage sur les écrans? L’entreprise peut-elle fournir des services de streaming en direct pour les événements qui se déroulent sur scène?
Les réponses à toutes ces questions détermineront le niveau de service qu’une organisation de gestion d’événements peut fournir à ses clients. Une firme expérimentée sera en mesure de fournir les supports et les tables pour placer les écrans. Ils auront également des membres d’équipage en attente lors de l’événement qui pourront superviser le fonctionnement des systèmes audio-vidéo lors de l’événement.
Trouver le bon service de restauration pour un événement détermine s’il s’agira d’un événement mémorable ou non. Assurez-vous d’avoir une idée approximative des préférences des invités qui assisteront à votre événement. Si votre événement a un thème ou s’adresse à un genre spécifique, assurez-vous que votre menu correspond à cette description. Évitez de sélectionner un menu qui sera excessivement difficile à réaliser à grande échelle à moins d’avoir le budget pour cela.
Demandez au service de restauration s’il peut correspondre à votre menu pour le nombre de personnes assistant à l’événement à la date prévue de l’événement. Demandez-leur si vous pouvez goûter une partie de leur cuisine pour vous aider à faire un choix. Demandez-leur comment sera leur présentation de la nourriture et leurs préposés auront-ils de bonnes étiquettes et de courtoisie? Découvrez ce qui se passe si vous devez annuler ou reporter l’événement pour une raison quelconque.
Avoir une certification prouve qu’une organisation de gestion d’événements adhère à des normes localement et mondialement reconnues. Demandez à l’organisation si elle possède des certifications dans n’importe quel domaine de la gestion d’événements. Une entreprise expérimentée aura souvent plus d’une certification. Une entreprise de gestion d’événements certifiée fonctionnera de manière beaucoup plus fluide que les organisations qui n’ont pas de certification.
Une société de gestion d’événements certifiée garantit que toutes vos demandes sont satisfaites tout en répondant aux besoins de tous vos invités. Il s’assure également que l’organisation sait comment faire face à des circonstances imprévues. Les certifications garantissent que l’organisation n’a jamais à faire face à une situation où elle pourrait avoir un événement imprévu. Il s’assure également que l’organisation sait quoi faire si un tel événement se produit.
Assurez-vous de comprendre tous les services que votre organisateur d’événements vous offre. Faites-leur savoir si vous avez besoin d’aide pour trouver un lieu, imprimer des billets ou des invitations, organiser le transport ou avoir du personnel de réserve disponible lors de l’événement. Aussi, faites-leur savoir si vous souhaitez obtenir un certain lieu pour l’événement. Une société de gestion d’événements bien établie peut aider à conclure un accord qui pourrait ne pas être disponible pour une seule personne.
Assurez-vous de connaître tous leurs frais dès le début pour éviter de mauvaises surprises plus tard. Ne présumez rien de leurs prix sans d’abord vous poser des questions. Découvrez s’ils factureront un pourcentage, un taux horaire, un coût par personne, des frais fixes, des frais de support, et facturent-ils des frais supplémentaires pour le personnel de support présent pendant l’événement. Découvrez comment l’entreprise de gestion d’événements facture les fournisseurs tiers et vous.
Vous devez connaître tous les termes et conditions de vos planificateurs d’événements à l’avance. Sachez toujours dès le départ ce qui se passe si vous devez changer, reporter ou annuler radicalement votre événement pour quelque raison que ce soit. Certaines organisations facturent les heures de service déjà rendues. D’autres ont des frais d’annulation fixes si vous annulez l’événement au dernier moment.
En plus de la société de gestion d’événements, le traiteur et le lieu peuvent avoir des conditions d’annulation différentes. Sachez dès le début qui sera responsable si vous décidez d’annuler pour quelque raison que ce soit. Qui prendra en charge les frais d’annulation pour le traiteur et le lieu? Vous pourriez avoir une très bonne raison pour annuler l’événement, comme le mauvais temps, un «cas de force majeure» ou des conflits sociaux.
Avoir une réponse claire à toutes ces questions peut vous aider à maintenir une relation professionnelle avec le cabinet de gestion d’événements sur le long terme et à éviter des dépenses inutiles.
Interviewez et évaluez plus d’une entreprise de gestion d’événements pour vous aider à décider laquelle vous offre de meilleurs services et un meilleur rapport qualité-prix. Ces questions vous aideront à décider quelle organisation prend son travail au sérieux et laquelle est simplement intéressée à vous facturer davantage pour l’événement. Plus important encore, vous devriez aimer travailler avec le responsable de l’événement à un niveau personnel, car ce sera lui qui prendra beaucoup de dispositions et de décisions pour votre événement lorsque vous n’êtes pas là. Vous travaillerez avec le responsable de l’événement pendant un laps de temps important, vous devriez donc pouvoir communiquer librement avec lui.
Travailler ensemble pour organiser un événement avec un gestionnaire d’événements responsable deviendra plus agréable et vous aidera à attendre avec impatience le jour de l’événement. Peu importe qui vous choisissez, en tant que client, il n’y a aucun mal à demander des rabais. Il existe des gestionnaires d’événements qui sont plus que ravis d’offrir aux nouveaux clients une réduction pour les aider à fidéliser leurs clients et à établir de nouvelles relations. Demandez à votre gestionnaire d’événements s’il peut vous aider à trouver des sponsors si cela va être un très grand événement, peut-être que vous pouvez aussi gagner de l’argent avec l’événement.