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30 trucs et astuces d’experts en planification de mariage

Couvrez toutes vos bases de planification de mariage avec ces conseils d’experts dont les futurs mariés ne devraient pas se passer.

Lors de la planification de votre mariage, il y a des choses qu’il est bon de savoir, et il y a des choses que vous besoin à savoir – un conseil si essentiel que toute mariée qui a la chance de l’entendre pense: “Je suis si contente que quelqu’un m’ait dit ça!” Si vous vous demandez s’il y a quelque chose que vous avez peut-être manqué (ou même si vous avez tout sous contrôle), consultez nos indispensables secrets de planification ci-dessous.

1. Les invités avant tout

Ayez une idée du nombre approximatif d’invités que vous inviterez avant de vous installer sur un lieu. Cela garantira qu’il y a suffisamment d’espace pour votre équipage. En règle générale, prévoyez de 25 à 30 pieds carrés par personne. Cela peut sembler beaucoup, mais ce n’est vraiment pas si vous comptez l’espace dont vous aurez besoin pour les tables, les serveurs animés, le groupe et une piste de danse.

2. Enquêter sur les dates d’interdiction de mariage

Sachez à l’avance si la date de votre mariage tombe le même jour qu’une conférence commerciale, une marche caritative ou tout autre événement local qui pourrait affecter la circulation et la disponibilité des chambres d’hôtel. Voici une liste pratique des dates de mariage potentiellement problématiques à venir dans le calendrier.

3. Écoutez Dame Nature

Tenez compte de la météo et des autres désagréments potentiels. On sait que les clients évitent tôt les mariages d’été plus chauds que les tentes et les réceptions hivernales de loft mal chauffées. Les insectes (moucherons, mouches à chevreuils et moustiques) pullulent également dans certaines zones pendant certaines saisons. Envisagez de louer des réservoirs antiparasitaires pour atténuer le problème ou d’inclure un insectifuge dans les sacs-cadeaux des clients. Et si vous voulez une cérémonie au coucher du soleil, assurez-vous de savoir quand prononcer vos vœux en consultant SunriseSunset.com. Oh – et toujours, toujours, ayez toujours un plan B pour les snafus météorologiques inattendus.

4. Vérifiez votre crédit

Profitez du coût élevé des mariages et inscrivez-vous pour une carte de crédit avec un programme de récompenses. Qu’il vous donne des miles aériens ou des offres d’achat intéressantes, regrouper tous les achats liés au mariage sur cette carte vous aidera à accumuler des milliers de points de récompense (qui pourraient être utilisés pour votre lune de miel).

5. Payez en avant

Laissez un fournisseur vous conduire à un autre. Votre photographe de mariage peut vous dire quelles fleurs de fleuriste vraiment pop, et votre responsable de la réception doit savoir quel groupe emballe régulièrement la piste de danse.

6. Allégez votre liste

Le moyen le plus simple de réduire votre budget de mariage? Coupez votre liste d’invités. N’oubliez pas que la moitié de vos dépenses de mariage est consacrée à la restauration et au dîner de vos invités. Si cela vous coûte 100 $ par personne, éliminer une table de 10 peut vous faire économiser 1 000 $.

7. Demandez et vous pourriez recevoir

Demandez une heure supplémentaire pour des cocktails ou pour que votre groupe ajoute le son de Frank Sinatra avant de vous inscrire sur la ligne pointillée. La plupart des fournisseurs préfèrent sécuriser la réservation plutôt que de vous payer un peu plus tôt (ce qui pourrait vous en détourner). Plus tard, cependant, ils seront peut-être moins enclins à vous rencontrer à mi-chemin.

8.Faites un plan de repas

Une autre dépense imprévue? Nourrir l’équipage de votre mariage. Avant de signer les contrats, assurez-vous que vous n’êtes pas obligé de servir le même repas à vos vendeurs que celui que les clients recevront. Sinon, vous pourriez payer 20 queues de homard supplémentaires. Choisissez plutôt un repas moins cher (mais tout aussi copieux). Vous devrez informer votre traiteur de mariage quelques jours avant le mariage du nombre exact de vendeurs que vous devez nourrir (n’oubliez pas les assistants photographiques et les roadies de groupe) et ce que vous voulez qu’ils servent.

9. Soyez centré sur l’organisation

Dans un classeur à trois anneaux, compilez toutes vos correspondances avec les fournisseurs, les notes que vous prenez pendant les réunions et les photos ou les feuilles de papier de magazines que vous voulez que les fournisseurs voient. Configurez une adresse e-mail spéciale dédiée à votre mariage et enregistrez les numéros de fournisseurs importants dans votre téléphone portable. Pour une planification en déplacement qui garde tout au même endroit, téléchargez l’application The Knot All-In-One Wedding Planner pour garder toutes vos informations de planification sous la main à tout moment.

10. Prenez soin de votre bar

En règle générale, vous avez besoin d’un barman pour 50 invités pour maintenir la file d’attente au minimum. Mais si vous servez un cocktail signature qui ne peut pas être préparé à l’avance (ou en grande quantité), pensez à ajouter un serveur supplémentaire désigné pour cette tâche.

11. Laissez de la place dans votre portefeuille

Votre budget de mariage devrait suivre cette formule: 48 à 50 pour cent du budget total à la réception; 8 à 10 pour cent pour les fleurs; 8 à 10 pour cent pour les vêtements; 8 à 10 pour cent pour le divertissement / la musique; 10 à 12 pour cent pour la photo / vidéo; 2 à 3 pour cent pour les invitations; 2 à 3 pour cent pour les cadeaux; et 8 pour cent pour des articles divers comme un coordonnateur de mariage. Il est essentiel d’allouer 5 à 10% de plus de votre argent pour des dépenses surprises telles que l’impression d’invitations supplémentaires en raison d’erreurs, des besoins de couture supplémentaires, des parapluies pour les jours de pluie et des rubans pour les programmes de mariage.

12. N’ayez pas peur de demander

Vos vendeurs de mariage devraient être vos experts les plus fiables pendant le processus de planification. Lorsque vous travaillez avec eux, vous devriez vous sentir libre d’explorer vraiment ce que vous voulez – peut-être servir une collation de fin de soirée au lieu d’un premier cours ou faire une séance de portrait de mariée plutôt qu’une séance de fiançailles. En fin de compte, vous devriez avoir l’impression de pouvoir avoir une conversation honnête avec eux sur ce que vous voulez. Leur travail sera de vous dire ce que vous pouvez et ne pouvez pas faire fonctionner compte tenu de votre budget de mariage.

13. Attendez une date

Parfois, la planification de dernière minute peut jouer en votre faveur. Plus votre date est proche, plus vous avez de pouvoir de négociation. Étant donné que la plupart des gens réservent leurs lieux de mariage au moins six mois à l’avance, appeler pour des dates d’ouverture deux mois avant l’heure souhaitée peut vous faire économiser jusqu’à 25%. Et les mariages du vendredi et du dimanche devraient coûter environ 30% de moins que les mariages du samedi.

14. Gérer le courrier

Bien sûr, vous voulez les tampons parfaits pour vos invitations de mariage. Mais tous les timbres ne sont pas largement disponibles dans tous les bureaux de poste, surtout en grandes quantités. Gagnez du temps de dépistage en les commandant en ligne sur USPS.com. Et assurez-vous de peser votre invitation et tous les produits en papier supplémentaires avant de les envoyer afin de pouvoir joindre la bonne quantité d’affranchissement. Renseignez-vous auprès de votre papetier sur la nécessité d’affranchir les enveloppes de forme étrange.

15. Préparez-vous au rejet

Sachez qu’en règle générale, environ 10 à 20% des personnes que vous invitez ne seront pas présentes. Naturellement, cela dépend du lieu de votre mariage (les mariages à destination sont plus difficiles à assister), du nombre de personnes hors des tours sur votre liste et du moment de l’événement (certains invités peuvent avoir des plans de vacances annuels).

16.Faites une politique uniforme pour les enfants

Vous avez quatre choix: Vous pouvez accueillir les enfants à bras ouverts; vous pouvez décider d’organiser un mariage «réservé aux adultes»; vous ne pouvez inclure que la famille immédiate; ou, vous pouvez faire appel à un service de garde d’enfants pour fournir des services de garde à la réception, dans une chambre d’hôtel ou au domicile d’un membre de la famille. Pour éviter les blessures, il est sage d’éviter de permettre à certaines familles d’amener des enfants tout en en excluant d’autres (à moins, bien sûr, que les enfants soient dans votre mariage).

17. Donnez la priorité à vos employés

Réduisez votre liste d’invités avec l’astuce des «niveaux de priorité». Placez la famille immédiate, la noce et les meilleurs amis en tête de liste; suivez avec des tantes, des oncles, des cousins ​​et des amis proches sans lesquels vous ne pouvez pas imaginer célébrer. En dessous, indiquez les amis, les voisins, les collègues de travail de vos parents, etc. Si vous avez besoin de faire des coupes, commencez par le bas jusqu’à ce que vous atteigniez votre nombre idéal.

18. Faites un pas à la fois

Préparez un calendrier de planification de mariage et faites les choses une par une, dans un ordre logique, afin de ne pas prendre trop de place trop vite et de vous retrouver avec tout ce qui fait boule de neige autour de vous. N’embauchez aucun fournisseur avant d’avoir confirmé votre date; ne concevez pas votre gâteau avant d’avoir imaginé vos fleurs; et ne réservez pas de groupe avant d’avoir choisi un espace.

19. Pas de bague, pas d’apporter

Si votre liste d’invités est pleine à craquer, évaluez le scénario plus un. Faites un faux plan de salle dans votre esprit et imaginez avec qui votre seul copain s’asseoirait. Si c’est une table de célibataires qu’elle connaît assez bien, alors vous êtes prêt. Si c’est une table de couples (ce qui en fait l’étrange) ou si c’est une table de célibataires où elle ne connaîtra personne, envisagez de contourner les règles. Si on vous demande pourquoi vous ne permettez pas à des amis célibataires d’amener des invités, les contraintes de taille ou de budget ou la liste sans fin des invités de vos parents sont toujours de bonnes raisons.

20. Salles de libération

Dès que vous avez choisi une date, commencez à chercher des hôtels dans une grande variété de prix. De nombreux hôtels vous permettent de réserver des chambres pour les clients dans le cadre d’un bloc mariage spécial et à un tarif réduit. Vous pouvez ensuite libérer toutes les chambres non réservées un mois avant votre mariage. Si les hôtels que vous contactez insistent sur des contrats avec des pénalités d’annulation, dites simplement non – vous ne voulez pas être responsable des chambres que vous ne pouvez pas remplir.

21. Fournir des indications routières précises

Assurez-vous que les clients savent où ils vont. Aussi simples que soient les programmes de cartographie en ligne, les directions sont parfois erronées ou il existe un itinéraire plus rapide et moins sujet au trafic. Demandez à vos lieux de cérémonie et de réception des imprimés ou des copies numériques des itinéraires recommandés et testez même les itinéraires vous-même. Ensuite, incluez les meilleures directions sur votre site Web de mariage ou envoyez-les par courrier électronique à vos invités pour les imprimer s’ils le souhaitent.

22. Gardez une trace papier

Recevez par écrit toute modification non standard de vos accords ou envoyez au fournisseur un e-mail de confirmation disant: “Bonjour, confirmez simplement que vous maintiendrez le lieu ouvert jusqu’à 2 heures du matin contre minuit.” Ne vous contentez pas de supposer que tout est prêt – parfois, au moment où la journée arrive, votre contact pour un certain nombre peut ne plus y travailler pour se porter garant de vous.

23. Planifiez l’installation

Vous devez vous assurer que vous disposez de suffisamment de temps pour la configuration. Si vous louez un lieu et que vous faites appel à une aide extérieure, demandez à quelle heure les gens peuvent entrer pour commencer à installer. Voyez s’ils peuvent le faire la veille, ou au moins toute la journée du mariage, avant le début de l’événement.

24. En savoir plus sur les licences de mariage

Vous pouvez vérifier les conditions de licence de votre état en ligne, mais confirmez avec un appel au bureau du greffier du comté pour voir quand ils sont ouverts. Même s’il est ouvert de 9 h 00 à 17 h 00, ils peuvent délivrer des licences de mariage uniquement pendant les périodes plus lentes comme, par exemple, les jeudis à partir de 14 h 00. à 15 h Donnez une copie de votre licence de mariage à votre maman ou à votre demoiselle d’honneur (juste au cas où vous perdriez la vôtre pendant les derniers jours avant votre mariage).

25. Passer en revue les règles de base

Soyez prêt – demandez au directeur du lieu de culte ou du site où vous serez marié la liste des restrictions (le cas échéant). Par exemple, la photographie au flash ou les épaules nues sont-elles interdites? Ou, si vous échangez vos vœux à l’extérieur, êtes-vous autorisé à planter des piquets de tente dans la pelouse (ce qui n’est souvent pas autorisé)?

26. Classez votre argent

Les budgets de mariage sont une question d’équilibre. Commencez la planification de votre budget en établissant une liste de contrôle des détails cruciaux, tels que la musique, votre robe de mariée, les invitations, les fleurs et le photographe, et attribuez un numéro à chacun, l’un étant le plus important et trois le moins. Investissez votre argent dans tous vos numéros un et coupez les coins ronds de votre nombre trois. (Mais tout ne peut pas tomber dans la catégorie numéro un!) Par exemple, si une robe de créateur et de la nourriture fabuleuse sont ce qui compte vraiment, vous devrez peut-être choisir des invitations simples et des arrangements floraux plus petits.

27. Aidez les clients à faire attention

Assurez-vous que vos invités peuvent à la fois voir et entendre depuis leurs sièges. Si les gens sont assis à plus de 15 rangées en arrière de votre autel ou podium de cérémonie, envisagez de louer un micro et une colonne montante. Cela pourrait aller de 50 $ à 100 $, selon l’équipement utilisé. Vous devrez coordonner la livraison et l’installation avec votre espace de cérémonie, alors confiez cette tâche à votre organisateur de mariage ou à votre témoin.

28. Notez vos chiffres

Gardez une feuille de contact d’urgence ou un téléphone avec les contacts de votre fournisseur sur vous le jour de votre mariage – cela peut être utile au cas où votre chauffeur de limousine se perdrait ou si vous décidiez que vous souhaitez que votre photographe prenne des photos des coulisses.

29. Appelez la police de la mode

N’allez pas faire vos courses par vous-même – toutes les robes commenceront à se ressembler après un certain temps et il vous sera plus difficile de vous rappeler quel style vous avez vraiment aimé. Mais faites attention à qui vous apportez. Si votre mère ou votre frère ou sœur ne peut pas faire le voyage, demandez à un ami qui est vraiment honnête. C’est le moment où vous avez vraiment besoin de savoir quelle robe vous va le mieux.

30. Soyez réaliste avec votre temps

Quand il s’agit du dernier mois de votre planification (et lorsque vous êtes particulièrement inquiet), regardez votre liste de choses à faire et coupez trois choses. Oui, coupez trois choses. Ce ne sont pas des choses cruciales que vous n’avez tout simplement pas envie de faire, comme choisir une chanson de procession ou confirmer les derniers détails avec tous vos fournisseurs. Éliminez uniquement les tâches excessives telles que la peinture à la main des panneaux «Just Married» ou la cuisson de biscuits pour tous les sacs de bienvenue. Rayez-les et engagez-vous à ne plus y penser.

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