En ce qui concerne le processus de planification, le spectre va de «Je n’ai aucune idée de ce que je fais» à «Je pense que la planification de mariage pourrait être ma vocation, devrais-je quitter mon emploi quotidien?» En conséquence, pour ceux qui ne savent pas par où commencer, embaucher un organisateur de mariage pour les aider en cours de route peut sembler une évidence. Mais pour ceux qui ont l’impression de l’avoir dès le départ ou qui pensent qu’une aide supplémentaire n’est pas financièrement possible, est-ce que dépenser des milliers de dollars pour un planificateur en vaut vraiment la peine? Si vous choisissez judicieusement votre planificateur, vous pourriez en fait économiser de l’argent.
À l’avance, nous détaillons tout ce que vous devez savoir sur l’embauche d’un organisateur de mariage, de la raison pour laquelle vous en avez besoin à la façon d’en choisir un.
Raisons d’embaucher un organisateur de mariage
1. Ils peuvent vous aider avec vos contraintes budgétaires et vos contrats légaux.
Un bon planificateur peut vous aider à tirer le meilleur parti de votre budget de mariage. «Nous pouvons étirer votre budget parce que nous savons ce qui est le plus important; nous savons ce qui aura le plus d’impact», déclarent les planificateurs Claire Weller et Susan Cordogan de Mariée de la grande ville. «Nous avons récemment eu une mariée qui voulait des cornemuses, et nous venons de faire sa journée de coordination. Nous avons appris qu’elle avait dépensé plus de 1 000 $ pour cinq cornemuses, et les cornemuses sont si bruyantes qu’il n’en faut qu’un. Nous aurions pu lui faire économiser 800 $ dans ce petit décision. Même de petites décisions peuvent se traduire par de grosses économies lorsque vous avez un planificateur qui sait ce qu’il fait. »
2. Ils se battront pour votre vision de mariage et garderont tout sur la bonne voie.
En plus d’aider les couples à budgétiser et de superviser les détails collants tels que les contrats juridiques, l’avantage le plus important d’un planificateur est d’avoir quelqu’un qui se battra pour votre vision de mariage du début à la fin. Alors que de nombreux fournisseurs s’attaquent à plus d’un mariage par jour ou par week-end, un planificateur se concentre uniquement sur votre journée spéciale et s’efforcera de s’assurer que tout se passe selon votre plan unique.
«C’est vraiment un long voyage vers l’autel», dit Cordogan. « Le jour du mariage [you want] quelqu’un qui sait ce qu’il y a dans votre cerveau et sait que vous voulez une cérémonie en plein air même si cela ressemble à de la pluie mais se battra pour cela jusqu’à la toute dernière minute, ou s’il pleut, nous allons courir là-bas et sécher les chaises . »
3. Ils peuvent garder les choses sans stress.
Du point de vue d’un fournisseur, travailler avec un organisateur de mariage plutôt que directement avec la mariée ou le marié ou leurs parents peut garder les choses rationalisées et sans stress. Erin Foster-Olszewski, propriétaire de la conception florale A Stem Above, déclare que, d’autant plus que le jour du mariage se rapproche, elle préfère déranger un organisateur pour aplanir les détails de dernière minute plutôt que d’inquiéter directement un couple déjà stressé.
4. Ils peuvent vous obtenir une remise fournisseur.
«Parfois, les remises n’apparaissent pas sur papier», dit Foster-Olszewski. « Si nous appelons notre éclairagiste et que le jour du mariage, nous n’aimons pas ce qu’il a apporté, vous pouvez être sûr que nous allons lui demander d’ajouter un éclairage supplémentaire et [you’re not going to] être facturé pour cela. Nous sommes des affaires répétées. Les couples ne le sont pas. [The vendors] visons à nous plaire afin que nous leur apportions plus d’affaires.
5. Ils peuvent gérer le retournement de la cérémonie à la réception.
Mis à part les packages de planification complets et partiels, Foster-Olszewski dit qu’un coordinateur de jour est idéal si vous pouvez le piloter, surtout si votre célébration implique une orchestration complexe comme retourner l’espace de cérémonie dans un court laps de temps afin qu’il soit prêt pour la réception. «Il est si important d’avoir quelqu’un qui peut faire appel à des fournisseurs qui connaissent bien l’espace et qui connaissent ce qu’ils font», dit-elle.
6. Ils peuvent vous aider à coordonner toute la journée.
Un mariage divisé en plusieurs lieux avec leurs propres coordinateurs peut nécessiter moins de coordination globale. Mais même si un lieu propose un coordinateur interne, Cordogan conseille aux couples de se rappeler que cette personne ne coordonnera probablement que les détails spécifiques que le lieu est chargé de fournir, comme la nourriture ou l’espace lui-même. Ils ne se concentrent peut-être pas sur vous aider à jongler avec tous les petits détails qui rendront votre journée si spéciale. Et jongler avec les détails est la dernière chose dont vous et votre fiancé voulez vous soucier le jour de votre mariage. «Dans un hôtel ou un lieu, ils assistent à un mariage tous les week-ends ou deux par week-end», explique Weller. « Votre organisateur de mariage veut s’assurer que c’est votre mariage. Donc, avoir quelqu’un qui vous aide à comprendre comment célébrer cela est si important. » Même ainsi, une assistance complète à la planification de mariage peut ne pas être pratique ou possible pour tout le monde.
Après avoir réservé vos principaux fournisseurs, vous pouvez toujours décider de consulter un planificateur à mi-chemin du processus, car la plupart des planificateurs proposent des forfaits partiels ou personnalisés.
Que rechercher dans un organisateur de mariage
1. Une consultation gratuite.
2. La personnalité du planificateur.
Il est important que vous trouviez quelqu’un dont la personnalité clique avec la vôtre, dit Viva Max Kaley de Viva Max Weddings. Pensez à combien vous allez communiquer et voir cette personne tout au long du processus de planification de mariage. « Ils vont faire partie de votre vie de manière très saturée pendant une courte période », dit Kaley. Vous voudrez donc vous assurer que vous êtes très à l’aise avec votre planificateur et la façon dont il vous écoute et vous parle. Il devrait y avoir un rapport solide et un élément de confiance.
3. Les antécédents ou l’expérience individuels du planificateur.
Chaque organisateur a ses propres compétences et certaines peuvent être mieux adaptées au type de mariage que vous espérez organiser. « Si vous êtes très concentré sur le design, les couleurs et les fleurs – et que vous savez que vous voulez l’aide de quelqu’un qui est également très visuel – il serait logique de choisir quelqu’un dont l’arrière-plan correspond à vos besoins », conseille Kaley. Ou si la nourriture est votre première priorité, un planificateur qui connaît les tenants et les aboutissants de la restauration ou qui était autrefois un chef peut être un bon choix. Bien sûr, de nombreux planificateurs ont une expérience diversifiée sur laquelle s’inspirer, mais vous devriez essayer de travailler avec quelqu’un qui met également l’accent sur les aspects que vous jugez les plus importants.
4. Quels services sont inclus.
Passez du temps à réfléchir aux services dont vous aurez besoin pour votre mariage, puis trouvez un planificateur qui peut répondre à ces besoins. Certains planificateurs proposent des forfaits complets tandis que certains sont à la carte. Vous n’aurez peut-être besoin que d’un coordinateur de jour pour que tout se passe bien, ou vous préférerez peut-être un expert pour vous guider à chaque étape de la planification de votre grand jour. Kaley recommande d’être honnête sur ce que vous êtes capable de faire et sur vos forces et vos faiblesses. «Par exemple, si vous n’avez pas le temps d’envoyer un e-mail à tous les fournisseurs en raison de vos engagements professionnels, vous devriez peut-être chercher quelqu’un qui peut gérer la communication à votre place», ajoute-t-elle.
Certains planificateurs ajoutent des frais supplémentaires pour les services de conception, alors assurez-vous de savoir ce que vous obtenez dès le départ, explique Sarah Chancey de Chancey Charm. Et certains coordinateurs n’installeront aucun décor à moins que ce ne soit explicitement indiqué dans le contrat.
5. Le temps de réponse moyen.
Puisque la communication est essentielle, Chancey dit qu’il est également important de savoir quel type de temps de réponse vous pouvez attendre de votre planificateur. Cela aidera à réduire ou à éliminer le stress de s’interroger sur les problèmes, grands ou petits, pendant que vous planifiez. Assurez-vous donc de demander aux planificateurs potentiels si vous communiquerez via des appels téléphoniques, des SMS ou des e-mails et combien de temps vous devez attendre pour une réponse.
6. Honnêteté simple.
Vos demoiselles d’honneur peuvent être vos hommes «oui», mais pas votre planificateur. Trouvez quelqu’un qui vous le donnera directement pour tout, de vos idées créatives à votre budget. « Vous voulez travailler avec quelqu’un qui gardera vos attentes réalistes tout en assurant votre vision, pas quelqu’un qui dira ou fera quoi que ce soit pour obtenir votre entreprise », prévient Breen Halley Miller de TOCA Social.
7. Couverture d’assurance.
Bien que ce soit l’aspect le moins romantique de la planification de mariage, l’assurance est un must. Assurez-vous que votre planificateur a une assurance responsabilité civile. En fait, la plupart des centres de villégiature haut de gamme nécessitent un planificateur pour l’avoir, dit Victoria Canada de Victoria Canada Weddings & Events. Cela maintient l’aspect professionnel de tout et protège toutes les personnes impliquées.
