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Événements Enregistrement dans les hôtels | Événements spéciaux

Dire «je fais» à l’Adolphus

L’amour n’a jamais cessé de fleurir dans l’emblématique hôtel Adolphus de Dallas. Bien que les événements d’entreprise ne soient pas revenus, «nous organisons des mariages tous les week-ends depuis la fin juin», rapporte la directrice des services de restauration et de conférence Paula Fenner, CPCE. L’État autorise les lieux à accueillir 50% de la capacité d’une salle, ce qui permet à Fenner d’organiser des mariages avec jusqu’à 200 participants.

Pour garder ses distances lors des événements les plus importants, l’équipe de Fenner a installé quatre bars et quatre stations de hors d’œuvre pour le cocktail dans le restaurant French Room – actuellement fermé au public – puis déplace les invités vers la salle de bal pour le dîner.

Les stratégies de service comprennent des sous-verres et des casquettes sur les verres à vin passés et sur les verres à vin et à eau préréglés, des postes de hors d’œuvre dotés de personnel et un faux gâteau de mariage — «à l’exception de la pièce que les mariés ont coupée», explique-t-elle.

Les clients de Fenner ne rechignent pas aux règles COVID de l’hôtel. «J’ai été très transparente avec eux et, heureusement, nous travaillons avec des organisateurs de mariages extraordinaires», dit-elle. «Je pense que tout le monde est à l’aise avec les nouvelles attentes.»

Penser petit

La station balnéaire de Broadmoor à Colorado Springs, au Colorado, tire le meilleur parti de son grand espace – quelque 5 000 acres – pour organiser un large éventail d’événements à petite échelle, à la fois corporatifs et sociaux. La réglementation autorise le directeur des ventes Pepper Dombroski à accueillir 175 participants à l’intérieur et 250 à l’extérieur, et les superbes espaces extérieurs de la propriété facilitent la tâche.

La distance physique est un jeu d’enfant au Broadmoor. «Nous utilisons des pelouses, des patios, des balcons. Nos espaces intérieurs permettent aux réunions d’être réparties pour une distanciation sociale, créant un environnement de réunion sûr et productif », explique Dombroski. «De plus, gardez à l’esprit que nos« couloirs »se trouvent à l’extérieur et que les clients profitent du beau temps du Colorado en se déplaçant sur le terrain du complexe.»

Un autre succès auprès des clients: les déjeuners bento du Broadmoor, «que les clients adorent!» Dit Dombroski. «Cela permet de servir un repas de trois ou quatre plats dans une belle boîte à bento qu’un participant peut emporter dans un patio extérieur, sa salle de réunion ou sa chambre:

Les protocoles de sécurité de la station ont bien évolué avec les clients. «Nous avons eu une réunion ici cette semaine, et la planificatrice a dit qu’elle se sentait plus en sécurité ici qu’à la maison», dit Dombroski.

Match parfait

Le St. Anthony Hotel, emblématique de San Antonio, a été occupé par des événements d’entreprise et privés, avec un nombre maximum de participants de 125. Ces «micro» événements ont été un succès: «Notre mariage moyen est passé de 50% à 75%, », Note Wendy Haralson, responsable des ventes de la restauration.

L’équipe de St. Anthony suit les règles de sécurité pour maintenir les risques bas mais l’esprit de l’événement au plus haut. Haralson se souvient: «Nous avons eu un mariage intime pour 90 personnes. Les tables étaient rondes de 72 pouces de huit et six pieds l’une de l’autre. Les invités ont passé un très bon moment; certains avaient même des masques assortis à leur robe de soirée. Nous avons travaillé en étroite collaboration avec le DJ pour la soirée pour rappeler aux gens la distanciation sociale. Nous avons installé des stations de désinfection des mains à l’entrée, ainsi que des masques supplémentaires pour leur commodité. Lors de la célébration, il est facile pour les invités d’oublier et nous voulions que tout le monde soit en sécurité. »

En effet, aider les clients à se rappeler pourquoi les protocoles de sécurité d’aujourd’hui contribueront à garantir la réussite des événements. «Bien que la vision originale de leur événement ne puisse pas être produite, il existe de nombreuses autres options pour créer un bel événement», dit Haralson. «Nous avons juste besoin de trouver ce que c’est et la seule façon de le faire est de communiquer.»

Maintenant écoute ça

L’équipe du Royal Park Hotel de Rochester, au Michigan, est occupée par des événements sociaux d’entreprise et privés. L’équipe tire le meilleur parti de la combinaison d’espaces événementiels de l’établissement. Un fait marquant récent: «Nous travaillons avec un groupe d’entreprises de 60 personnes et avons créé de petits rassemblements dans nos cabanons extérieurs pour les évasions», explique la directrice des ventes et du marketing Sue Keels. «Le déjeuner est servi à l’extérieur sur des tables de pique-nique ou des couvertures éloignées de la société. Nous décalons les horaires des repas et proposons des boîtes à lunch pré-emballées à préparer pour les participants », explique-t-elle. «La« session générale »a lieu dans notre pavillon du parc extérieur, où des sièges sont attribués et rien sur la table. Pendant les petits groupes, l’espace est assaini et nous utilisons également des codes QR pour leur agenda en évitant autant de papier que possible. »

Le geste le plus audacieux du parc royal: ses «concerts verticaux». Ici, les clients achètent des chambres avec balcon ou terrasse et profitent de la musique live. «Nous associons chaque concert vertical à des emballages de nourriture et de boissons, et nous nous sommes récemment associés à [famed distiller] Markers Mark, qui lance notre bourbon «Rochester Reserve» de marque privée », explique Keels. Et les « concerts verticaux » sont un succès: « Notre concert vertical socialement éloigné de Nashville a vendu en trois jours! » elle se vante. «Les gens ont envie de musique et de bons moments avec leurs collègues, leur famille et leurs amis.»

L’adhésion du personnel est cruciale. «Nous soutenons notre équipe, et si un invité nous« teste »ou refuse de suivre l’un de nos protocoles, nous ne regardons pas dans l’autre sens et nous nous assurons non seulement de parler, mais aussi de marcher et de rester fidèles à notre équipe », déclare Keels. «La confiance dans le monde COVID est essentielle.»

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